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Le secret d’une réunion productive : le cadrage.

Règles simples à l’attention des animateurs, managers et facilitateurs.


Combien de vos réunions hebdomadaires et de débats dérapent ou ne mènent nulle part par faute de cadrage préalable ?

Après ces temps de rixe ou de tergiversations sans fin, nous repartons avec diverses sensations négatives :

  • De ne pas avoir dis ce que nous pensions,

  • De ne pas avoir été entendu,

  • Que rien de clair n'en est ressorti,

  • D'avoir été témoin d'échanges que nous aurions préféré éviter.

Une maxime très utile à garder en tête en tant que facilitateur :

Plus le sujet de conversation abordé est "lourd" (#enjeu, #affect, #passif), plus je dois poser "un cadre" au préalable à l'échange :

"Définir de façon limpide les modalités et les règles que nous allons respecter pendant ce temps" : Un #contrat.

Pour ce faire, voici un rappel de quelques éléments de cadrage à poser en introduction à un échange "houleux" :

Qui suis-je ?


D'où je viens ? Pourquoi j'anime ce temps ? En quoi suis-je #légitime pour l'animer ?


Une courte présentation, y compris dans un espace où tout le monde me connait, permet "d'humaniser" l'animateur aux yeux des participants. Cela sera gage d'empathie envers lui quand il devra remettre des limites dans les échanges à venir.

Parler un peu de soi.

Qu'est ce que je fais là ?


Quel est l'objectif que je poursuis en assumant cette responsabilité ? Qu'est-ce qui m'intéresse personnellement dans le fait d'animer ce temps ?


Gage ici de sérieux et d'engagement. Je prends sur mon temps car je crois à la nécessité de cet échange et je pose déjà des mots sur l'objet principal de cette rencontre.

Parler un peu de l'objectif visé.

Quels sont les points à aborder (Selon l'ordre du jour quand ordre du jour) ? Combien de temps total avons-nous ? Combien de temps par point cela représente-il ?


Mise à part les règles de bienséance et d'efficience de la rencontre, c'est littéralement le temps qui légitime les limites que l'animateur pose pendant l'échange.

Reformuler


Reformulations et interruptions sont là pour une bonne raison : nous n'avons qu'un temps donné pour échanger. Pas de temps à perdre en divagation ou en opposition stérile.

Parler du temps.

Quelles sont mes règles de fonctionnement ?


Rappeler simplement à l'assistance les désagréments de se sentir jugé ou de se faire couper la parole.

Rappeler aussi le frustrant que peut être de ne pas parvenir à trouver de solutions en raison de pugilats.

Voici des exemples de règles simples et efficaces à faire scrupuleusement* observer par l'ensemble.

(*Si elles sont énoncées, l'animateur se doit de les faire systématiquement observer, quelque soit la nature de l'échange ou le statut des participants, sans quoi nous générons de l’insécurité qui se traduira inévitablement par une perte de crédibilité) :

/ "Aucune obligation de participer ou de partager pendant l'échange" : Cela a tendance à ôter la pression du "faut que je dise quelque chose coûte que coûte".

Ce temps n'est peut-être pas le plus approprié pour certains de dire.

/ "Chacun est libre de déambuler, de ne pas être d'accord, voire de partir" : un élément qui fait souvent monter la tension dans un échange est le fait de se sentir "attrapé" ou "sans issue".

Rappeler que cet espace est le nôtre pour ce temps et qu'il n'y a pas nécessairement obligation à rester assis sans bouger et encore moins d'être d'accord avec ce qui va être dit.

Verbaliser cette règle rappelle la notion de choix et de responsabilité et évite l’effet cocotte-minute et la recherche de bouc-émissaire (“c’est à cause de … que je suis attrapé ici”).

/ "Une seule personne parle et s'engage à aller jusqu'au bout de sa pensée" :

Curieusement quand nous donnons la liberté à quelqu'un de parler autant qu'il le souhaite, il a tendance à s'auto-limiter. Dans le cas contraire, il débite et envahit l'espace de peur de ne pas avoir de temps de le faire.

Ici, nous valorisons la participation de chacun et posons la nécessité d’expression complète, ce qui place les participants dans une recherche intérieure de clarté, de rationalité et d’agencement des idées.

/ "Ecoute et observation minutieuse" : Rappeler que nous arrêtons d'écouter quand nous nous mettons à l'affût d'une lucarne pour rebondir.

La prise de note point par point force tout le monde à écouter et aussi à structurer sa répartie.

Cette qualité d’écoute permet également l’observation des signes “subtiles” de la communication (langage non-verbal, hésitations, variations de tonalité dans le discours).

/ "Répartiteur de parole" : L'animateur peut poser comme règle qu'il est de sa responsabilité d'administrer la répartition de la parole de façon #équitable entre chaque participant.

Il peut alors en faire la démonstration dès le tour de table initial concernant “les attentes” des participants en régulant cette parole, questionnant et en montrant son niveau de disponibilité et d’écoute pour chacun.

Une variante bienvenue dans les échanges à fort enjeu : "la parole ne peut être dirigée QUE vers l'animateur", cela évite les duels d'arguments entre participants.

Du même acabit : "celui/celle qui prend la parole le fait en se mettant debout".

Bizarrement beaucoup de virulence s'évapore quand il s'agit d'exprimer son point de vue à chaud devant une assistance, silencieusement assise à notre écoute.

/ "Tour de table" (Be fun !!) : Au préalable de l'échange, un tour de table de chauffe est toujours bienvenu. Ex : "Votre nom (ou prénom) ? Votre fonction (ou votre journée type) ? Et comment avez-vous dormi la nuit dernière ?"

Permet de se dénouer la gorge, de prendre la température des uns et des autres, de mettre en marche l'écoute attentive et surtout se rappeler que toutes les personnes en présence sont des humains (y compris responsables, présidents ou ministres).

/ "Je me permettrai de reformuler avec fréquence les contenus des échanges ou bien les questions exprimées pour m'assurer du même niveau de compréhension de chacun".

Phrase magique où l'animateur introduit le fait qu'il pourra interrompre à tout moment les échanges pour clarifier, animer ou préciser.

De façon analogue, il peut introduire “une reformulation systématique” durant les premières 20 minutes d’échange, en demandant aux participants qui prennent la parole de commencer par “si j’ai bien compris l’apport de telle personne, il s’agit de…”.

Cela a l’avantage de faire observer un phénomène très important pour la suite de l’échange : à plusieurs reprises l’émetteur du message va devoir ajouter ou préciser, voire reformuler complètement son message. Enseignement :

“Je pensais être clair, mais je ne le suis pas puisque plusieurs personnes ne m’ont pas bien compris".

Le dire en amont facilite l'acceptation des éventuelles interruptions à venir, mais surtout invite à la concentration et à la précision.

/ "Aucune misogynie, misandrie ou autre forme de discrimination ne sera tolérée dans cet espace. Votre sécurité est sous ma responsabilité".

Exprimée sous forme de boutade, l'animateur rappelle enfin qu'il a également une #responsabilitémorale vis à vis des participants : celle de faire respecter le cadre #légal et #éthique de l'échange.

Le but de ces quelques règles préalables de cadrage est de générer le cocktail magique d'un échange sain et productif : #Sécurité (protection), #Confiance (Acceptation), #Plaisir (Partage).

Enjoy it !!